Management Assistant - 1 jaar

440
2018-04-22
1 jaar
Secretariat IDPBW

Job description

Ondersteunen van onze afdeling Security m.b.t. algemene organisatorische en administratieve taken. Deze taken omvatten o.a.:

  • documentbeheer van alle security informatie, inclusief het beheer van de toegang tot de documentatie conform de wettelijke en interne documentbeheerregels;
  • administratieve ondersteuning van de medewerkers van de afdeling;
  • administratieve ondersteuning bij vergaderingen (wederkerende en ad hoc vergaderingen):
    • agendabeheer;
    • opmaken en verdelen van de vergaderagenda;
    • notuleren tijdens de vergadering;
    • opvolging van acties;
  • algemene secretariaatstaken: bestellingen kantoormateriaal, telefoonpermanentie, opvolgen van inkomende brieven, voorbereiden van uitgaande brieven, …;
  • instaan voor de professionele afwerking van documenten: nota’s, verslagen, rapporten, presentaties, brieven, …;
  • goede contacten opzetten en onderhouden met verschllende interne en externe partijen;
  • websites en formulieren up-to-date houden;
  • ondersteuning bieden aan en back-up zijn voor het secretariaat van onze Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk;
  • opvolgen van de budgetten.

Required qualifications

  • Bachelor diploma in een administratieve richting, bij voorkeur met een aantal jaren ervaring;
  • kennis van SAP is een pluspunt;
  • kennis van de wetgeving m.b.t. de behandeling van gecategoriseerde informatie is een pluspunt;
  • nauwkeurig en secuur werken;
  • voldoende verantwoordelijkheidszin hebben; autonoom en proactief handelen, zelfstandig kunnen organiseren;
  • voldoende assertief zijn en rustig kunnen blijven in stressvolle situaties;
  • goede communicatieve vaardigheden bezitten, zowel gesproken als geschreven;
  • mee denken en zelf verbetervoorstellen kunnen aandragen;
  • goede kennis van het Nederlands, basiskennis Frans en Engels;
  • goede kennis van de MS Office toepassingen: Word, Excel, PowerPoint.


Contact

Should you have any questions, please contact

Belmans Evi
+32 (0)14 33 25 82